AO/IC Plan
Dolfijnenhuis

Bij Dolfijnenhuis zetten we ons in voor een transparante en goed georganiseerde administratie en interne controle om de hoogste kwaliteitsnormen en naleving van wet- en regelgeving te waarborgen. Als onderaannemer werken we nauw samen met Coöperatie Boer en Zorg (CBZ), wat vereist dat onze administratieen controleprocessen naadloos op elkaar aansluiten. Dit plan beschrijft de structuur en werkwijze van onze administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) om ervoor te zorgen dat onze processen effectief, efficiënt en compliant zijn.

Onze aanpak voor de Administratieve Organisatie en Interne Controle is gebaseerd op de AO/IC-cyclus (Plan-Do-Check-Act), waarmee we verbeteringen in onze administratieve en interne controleprocessen realiseren. Deze cyclus helpt ons proactief risico’s te identificeren en maatregelen te implementeren om deze te beheersen.

In dit plan beschrijven we hoe we onze administratie en interne controle hebben georganiseerd. Te lezen is dat we de richtlijnen volgen van de wet- en regelgeving, zoals artikel 8.4 van de NZa Beleidsregels Administratie-, declaratie- en informatievoorschriften.

Onze organisatie is overgegaan van een eenmanszaak naar een besloten vennootschap. De eenmanszaak had een WTZI-toelating en voor de besloten vennootschap is een WTZA-vergunning aangevraagd. Jaarlijks verantwoorden we de zorg via www.jaarverantwoordingzorg.nl en schrijven we een kwaliteitsrapport en vanaf 2023 is dat het kwaliteitsbeeld. Dat geeft inzicht verbeterprocessen op kwaliteit. Het beleidsplan schetst onze lange termijn doelstellingen. Het AO / IC plan stelt ons in staat om de risico ‘s beter te beheersen, het levert ons betrouwbare management informatie op voor het nemen van de juiste beslissingen.

De PDCA-cyclus zorgt voor een systematische aanpak om de kwaliteit van audits, onderzoeken, inspecties, en controles continu te verbeteren. Door deze cyclus herhaaldelijk toe te passen, kunnen wij onze processen voortdurend optimaliseren en aanpassen aan veranderende omstandigheden en vereisten. De PDCA-cyclus voor het AO/IC-plan bestaat uit de volgende stappen:

Algemeen wettelijk geldt dat tussen de 10 tot 50 medewerkers, een ondernemingsraad (OR) niet verplicht is. In de CAO Gehandicaptenzorg is het aantal medewerkers bij 35 dat leidt tot instellen van een OR. Wel is een personeelsvertegenwoordiging (PVT) aan de orde met minimaal drie leden, als de meerderheid van de werknemers daarom vraagt. Vraagt het personeel daar niet om? Dan moet het personeel inspraak krijgen tijdens een personeelsvergadering. Bij minder dan 10 werknemers is het mogelijk een vrijwillige PVT op te zetten.

Dit controleplan is bedoeld om de rechtmatigheid en doelmatigheid van de geleverde zorg vast te stellen. In 2023 zijn de processen gecontroleerd door onze externe accountant (WMA). De ac-countant steunt daarbij op onze interne controle maatregelen. Daarnaast zijn we ISO 9001 gecer-tificeerd en wordt in het kader van deze certificering ook jaarlijks gecontroleerd door een externe partij (Dekra).

Alle geleverde zorg wordt vastgelegd in ONS Nedap. In ONS Nedap wordt er per client een dos-sier aangemaakt. In dit dossier staan onder andere het zorgplan, de zorgovereenkomst, de rap-portages en evaluaties. Dolfijnenhuis controleert zelf op de rechtmatigheid van de geleverde zorg. CBZ rapporteert de bevindingen per kwartaal.

Rechtmatigheid / juistheid
De rechtmatigheid en juistheid van de geleverde zorg kan worden vastgesteld door te controle-ren op:

Doelmatigheid 

CBZ checkt of cyclus wordt doorlopen en in tijd op elkaar aansluit. Bij de navolgbaarheid wordt globaal gekeken naar de realisatie van doelen in relatie tot de doelrapportage. Dit gebeurt door middel van een steekproef op de clientdossiers. Zie CBZ Procesbeschrijving stoplichtmodel, controle clientdossiers en Toelichting controle clientdossiers.

Risicomanagement
Risicomanagement is het identificeren en kwantificeren van potentiële risico’s en kwetsbaarheden binnen onze organisatie en het opstellen van maatregelen om deze risico’s te verzachten. Risico-management is een van de instrumenten voor het meten, analyseren en verbeteren binnen het kwaliteitsbeleid van het Dolfijnenhuis en is een continu proces.

Risico’s identificeren en beoordelen
De risico’s worden bepaald op basis van interne en externe analyses. Deze analyse wordt door DH in het KMS in de module Q-safe vastgelegd. In Q-safe wordt voor de relevante processen een risicoanalyse uitgevoerd. Hier worden de processtappen en potentiële risico’s in beeld gebracht. Ieder risico krijgt aan de hand van een risicomatrix (ernst x frequentie) een risicoscore. Door mid-del van kleuren wordt de risicoscore in Q-safe inzichtelijk gemaakt:

Rood = Hoog risico
Geel = Middel risico
Groen = Laag risico

Op basis van deze risicoscore wordt bepaald of er vervolgactie nodig is. Dit bestaat uit een oor-zaakanalyse en het inplannen van verbetermaatregelen. Eerder genomen maatregelen worden hier ook verwerkt.

Als de verbetermaatregelen zijn uitgevoerd en verwerkt blijft er een restrisico score over die het effect van de genomen maatregel weergeeft. De risico’s kunnen in de tijd gevolgd worden en zodoende door de jaren met elkaar vergeleken worden.

Specifieke Interne Controle Risico’s
De interne controle richt zich op vijf belangrijke gebieden:
■  Zorgdossier
■  Tarieven
■  Personele inzet/ZZP
■  Geleverde zorg & kwaliteit
■  Borging controles.

Bijgevoegd is de Interne controle risicoanalyse van het Dolfijnenhuis op bovenstaande gebieden, eveneens is bijgevoegd het Interne risicobeheersings- en controlesystemen van CBZ.

Deze risico’s worden gemonitord en beheerd om de kwaliteit en continuïteit van onze zorgverle-ning te waarborgen. De bevindingen en maatregelen worden periodiek geëvalueerd en gerap-porteerd aan de Directie en het OOT, wat bijdraagt aan een structurele verbetering van de in-terne controleprocessen binnen Dolfijnenhuis.

Het Intern Controleplan is opgesteld vanuit de Risico-Analyse van de verschillende processtappen in de Administratieve Organisatie.

Het intern Controleplan van Dolfijnenhuis is opgebouwd vanuit de volgende thema’s:
1)  Zorgdossier
2)  Tarieven
3)  Personele inzet
4)  Geleverde zorg & Kwaliteit
5)  Borging controles

Het zorgdossier bevat alle essentiële informatie over de cliënt, inclusief het zorgplan, zorgover-eenkomst, rapportages en evaluaties. Door deze gegevens systematisch vast te leggen en te controleren, waarborgen wij de continuïteit en kwaliteit van de zorg die wij leveren. Dit draagt bij aan de volledigheid, juistheid en actualiteit van onze zorgprestaties.

Wij zorgen ervoor dat de gedeclareerde tarieven overeenkomen met de contractueel overeen-gekomen tarieven en voldoen aan de NZa-beleidsregels. Periodieke controles van de tarieven garanderen dat alle factureringen correct en rechtmatig zijn, wat essentieel is voor financiële transparantie en naleving.

De personele inzet wordt zorgvuldig gepland en gemonitord om ervoor te zorgen dat de juiste medewerkers op de juiste momenten beschikbaar zijn voor de zorgverlening. We controleren re-gelmatig of de urenregistratie overeenkomt met de gewerkte uren en de geplande inzet, wat bij-draagt aan een efficiënte en verantwoorde zorgverlening.

De geleverde zorg wordt geëvalueerd om te waarborgen dat deze voldoet aan de kwaliteits-normen en de afspraken in het zorgplan. Dit omvat zowel de kwantiteit als de kwaliteit van de geleverde zorg. Regelmatige interne audits en kwaliteitscontroles helpen ons om kwalitatieve zorg te handhaven en eventuele afwijkingen tijdig te corrigeren.

De borging van controles is een cruciaal onderdeel van onze AO/IC-processen. Dit omvat het vastleggen en opvolgen van interne controles, inclusief de rapportage van bevindingen en de implementatie van verbetermaatregelen. Door deze systematische aanpak zorgen wij ervoor dat de processen binnen Dolfijnenhuis betrouwbaar en transparant zijn, wat bijdraagt aan de alge-hele efficiëntie en compliance van onze organisatie.

Dolfijnenhuis werkt met het ECD-cliëntvolgsysteem ONS Nedap, Coöperatie Boer en Zorg (CBZ) heeft de keuze gemaakt dat alle onderaannemers via dit systeem werken. Voor de opmaak is DH afhankelijk van de keuze van CBZ. CBZ heeft een handleiding ONS-autorisatie.

DH heeft per functie een keuze gemaakt welke autorisaties per niveau toegekend zijn. In het or-ganogram staan de functieniveaus vermeld, in ieder team werkt een begeleider A en B en C en D en E. Per niveau staan de taken en competenties op het intranet.

In het cliëntdossier worden minstens de volgende gegevens vastgelegd:
■  NAW-gegevens
■  Burgerservicenummer
■  Indicatiebesluit
■  Verzekeringsgegevens
■  Zorgplan en zorgprestaties

Een nieuwe deelnemer komt in zorg, DH volgt de volgende stappen CBZ nieuwe deelnemer. Om tot een goed zorgplan te komen wordt er methodisch gewerkt volgens de PDCA cyclus zie, CBZ Werkinstructie zorgproces in ONS Nedap.

Het zorgplan is ingedeeld in 7 domeinen
1) Risico‘s, Opsomming doelen & Afspraken
2) Voeding & Medicatie
3) Welzijn & Psychisch
4) Sociale contacten & Netwerk
5) Daginvullling & Financiën
6) Huishouden + Huisvesting
7) Extra

In het methodisch werken is de PDCA weergegeven

• PLAN: de doelen in het zorgplan worden opgesteld samen met de deelnemer en/of wettelijke vertegenwoordiger.
• DO: rapportages worden bij voorkeur samen met de deelnemer geschreven, deze eigenaar van het zorgplan. De deelnemer heeft de mogelijkheid om via Caren Zorgt mee te kijken in de rappor-tages.
• CHECK: voortgang van de doelen (evaluatie) wordt minstens een keer per jaar inge-pland.
• ACT: verwerken van het evaluatieresultaat.

De beeldvorming, risico-inventarisatie, Beheer Eigen Medicatie (BEM) indien van toepassing zijn onderdeel van het clientdossier, deze zijn te vinden bij de vragenlijsten. Het exit-formulier is ook een vragenlijst.

In het kwaliteitsbeeld is ons zorgproces aan de hand van de vier bouwstenen te lezen. De deel-nemer staat te allen tijde centraal waarbij de kwaliteit van bestaan voorop staat. Het uitgangs-punt is het dynamische zorgplan dat in samenspraak met de deelnemer (en zijn netwerk) wordt geschreven. Hierbij is de indicatie leidend.

Persoonsgerichte zorg en ondersteuning
De deelnemers van het Dolfijnenhuis waarvan CBZ dossierhouder is, ontvangen zorg via Volledig Pakket Thuis (VPT). De deelnemers hebben een indicatie waarin hun zorgbehoefte beschreven staat. Samen met de deelnemer (indien van toepassing een wettelijke vertegenwoordiger) wor-den de doelen waar de deelnemer aan wil werken vastgelegd in het zorgplan. De deelnemer is eigenaar van zijn eigen zorgplan, begeleiders stimuleren zelfredzaamheid. De drie basisbehoef-ten staan centraal: competentie, autonomie en verbondenheid. Op de agenda van website is dagelijks te zien welke locatie wanneer open is en welke activiteit er op dat moment is. Ook is te zien waar men terecht kan voor voeding en welke begeleiding er op dat moment aanwezig is. Deelnemers kunnen op het rooster zien welke begeleider wanneer aan het werk is. Begeleiders werken wekelijks volgens een vast rooster. De informatie kunnen de deelnemers ook op de loca-ties lezen.

De zorgaanbieder is verantwoordelijk voor de coördinatie van de totale zorg aan de deelnemer. In het Wlz-kompas van het Zorginstituut is geduid welke vormen van zorg het VPT omvat. Het kompas stelt ook dat een cliënt alleen die vormen van zorg krijgt die nodig zijn. Dit schept ruimte voor aanbieders om maatwerkafspraken te maken met een deelnemer over de invulling van het individuele VPT. Een VPT is dus geen standaardpakket. Zorgaanbieder en deelnemer gaan in ge-sprek over wat iemand zelf of met hulp van het eigen netwerk nog kan en wil regelen en wat aan-vullend nog door de zorgaanbieder georganiseerd moet worden, zie 4.1 invulling VPT in het plan Volledig Pakket Thuis VPT.

De volgende functies zijn inbegrepen;
■  Nachtzorg en 24-uurs beschikbaarheid
■  Toezicht en bescherming
■  Begeleiding individueel
■  Begeleiding groep
■  Vervoer naar begeleiding en of behandeling
■  Verstrekken van eten en drinken
■  Hulp in de huishouding
■  Het wassen van beddengoed
■  Persoonlijke verzorging
■  Verpleging
■  Behandeling
■  Logeeropvang

Dolfijnenhuis levert VPT zorg op basis van de verwerkersovereenkomst en leveringsovereenkomst met CBZ (de afspraken van de zorgpresta-ties). Voor VPT geldt een dagtarief en geen uurtarief.

CBZ vult aan de hand van de indicatie (zorgvraag) van de deelnemer het zorgarrangement in. De coördinerend begeleider zorg plant de afgesproken zorg en de begeleiders registreren de gele-verde zorg. Begeleiders E of de coördinerend begeleider checkt de geregistreerde zorg en corri-geert waar nodig (interne fiattering). De laatste stap is dat het in het systeem gefiatteerd wordt door de cliëntadministratie. Na de fiattering neemt CBZ het proces tot declaratie over.
Via Qoden en het Teamdashboard (Qlik) zijn ingebrachte gegevens in te zien. De clientadmi-nistratie checkt of de gedeclareerde zorg klopt met de gefiateerde zorg.

Op intranet pagina VPT zijn meerdere documenten te vinden zoals; VPT aanbodplan, Addendum, Plan VPT van het zorgkantoor en korte samenvatting VPT.

De werkinstructies van CBZ zijn op het intranet te vinden . Diverse werkprocessen zijn terug te vin-den in Flowcharts in het plan.

Het zorgregistratieproces wordt verwerkt binnen Electronisch Cliënten Dossier ONS Nedap.

■ Zorgarrangement is ingevuld door Zorgloket CBZ
■ Toevoegen alle medewerkers volgens teamindeling aan Groep
■ Op cliëntniveau zorg inplannen op uursoort en moment (dag/tijd)

■ Openstaande dagen op cliëntniveau worden dagelijks geregistreerd
■ Overzichtelijk welke uren reeds geregistreerd zijn
■ Aanvinken van de openstaande registraties per cliënt

■ Door Begeleider E/CB’er Zorg (wekelijks)
● Controleren van registraties per begeleider per team
■ Door externe partij (maandelijks)
● Controleren geldigheid toewijzing per cliënt & procescontrole

Externe Controle door Hoofdaannemers
Onze hoofdaannemers, zoals CBZ, voeren periodieke kwaliteitsbeoordelingen uit om te waarbor-gen dat wij voldoen aan hun eisen en normen. Dit omvat jaarlijkse kwaliteitscontroles en evalua-ties zoals de kwaliteitsnormen toetsing door Triade Vitree.

Jaarlijks Bedrijfsbezoek door CBZ
Het bedrijfsbezoek van CBZ aan Dolfijnenhuis op 28 februari 2024 heeft diverse aspecten van onze zorgverlening en administratieve processen beoordeeld. De evaluatie was uitgebreid en gede-tailleerd, waarbij zowel operationele als administratieve elementen werden onderzocht. Dit be-zoek is een cruciaal onderdeel van onze periodieke evaluaties om te waarborgen dat wij voldoen aan de hoge kwaliteitsnormen die CBZ stelt.

Algemene Gegevens
■  Naam: Dolfijnenhuis Begeleiding
■  Nummer (Qoden): 0641
■  Datum afspraak: 28 februari 2024
■  Datum vorige gesprek: 31 oktober 2022
■  Regiomanager / Zorgconsulent: Gertjan van Dam, Anneke Jansen

Evaluatiepunten

Afdeling Financiën

• Omzet per Product: Gedetailleerd overzicht van omzet per product en financieringsvorm.
• Openstaande Facturen: Controle op openstaande facturen en financiële administratie.
• Jaarcijfers: Winstmarge en personeelskosten besproken met uitleg over de organisatiestruc-tuur en kostenbesparende maatregelen.

Afdeling Kwaliteit

• Dossiervorming: Status groen blijft van toepassing, met aandacht voor het digitale dossier-beheer en notitiebeheer.
• Declaraties: Proces voor registratie en fiattering van aanmeldingen en declaraties via Nedap berichtensysteem.

Conclusies
De evaluatie door CBZ bevestigt dat Dolfijnenhuis voldoet aan de gestelde eisen en normen. De samenwerking met CBZ wordt als positief ervaren, met suggesties voor verdere verbeteringen en innovaties. Periodieke bedrijfsbezoeken en audits door CBZ dragen bij aan het continu verbeteren van onze zorg- en administratieve processen, wat essentieel is voor de kwaliteit en naleving van de zorgstandaarden.
Door deze evaluaties en periodieke beoordelingen blijft Dolfijnenhuis continu streven naar verbe-tering en optimalisatie van onze zorgverlening en ondersteunende processen, wat uiteindelijk bij-draagt aan de tevredenheid en welzijn van onze cliënten.

Ondersteuning door LENS Business Software
LENS business software speelt een cruciale rol in onze periodieke evaluaties. Het ondersteunt ons bij de implementatie en aanpassing van de volgende modules:

• Q-link: Digitale kwaliteitsplan en AO/IC-plan voor eenvoudig beheer en aanpassing.
• Q-base: Registratie van incidenten, klachten, auditresultaten, en jaarplanningen voor gede-tailleerde analyses en verbeterplannen.
• Q-safe: Uitvoering van risicoanalyses en minimalisering van bedrijfsrisico’s.
• Q-track (Performance Manager): Meting en sturing van prestaties door middel van prestatie-kaarten.

Periodiek past LENS business software deze systemen aan op basis van onze feedback en ge-bruikspatronen, waardoor de PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act) naadloos wordt geïntegreerd in onze dagelijkse werkwijze.

De volgende externe rapportages, welke in relatie staan tot verantwoorde zorg, worden in deze paragraaf weergegeven.

• ISO 9001 kwaliteitscertificering: sinds 2023 ISO 9001 gecertificeerd en wordt jaarlijks geaudi-teerd door een externe partij (Dekra). Voorheen had de organisatie een HKZ Gehandicapten-zorg certificaat.
• Inspectierapport IGJ: In het inspectierapport staan de bevindingen van de inspectie op het gebied van preventie, de beschikbaarheid van de zorg en wordt toe gezien op de naleving van wetten en regels. Ook wordt onderzocht of de zorg voldoende afgestemd is op de be-hoeften van de cliënt.
• Accountantscontrole: De jaarrekening wordt jaarlijks opgesteld door een extern administra-tiekantoor. Deze jaarrekening wordt gecontroleerd en beoordeeld door een onafhankelijke accountant, specifiek op het gebied van zorg.
• Cliënttevredenheidsonderzoek (CTO): Een client tevredenheidsonderzoek geeft inzichten hoe cliënten de dienstverlening ondersteunen. Deze inzichten worden gebruikt worden om de zorgverlening verder te verbeteren. Iedere 2 jaar wordt er een CTO uitgevoerd door een ex-terne partij.
• Medewerkersonderzoek (MTO): Een medewerkerstevredenheidsonderzoek is een middel waarmee de tevredenheid en betrokkenheid onder medewerkers gemeten wordt. Zo’n onder-zoek bestaat uit vragen of stellingen over verschillende onderwerpen, zoals werkomgeving, leiderschap, communicatie, beloning, werkdruk, arbeidsvoorwaarden en ontwikkelingsmoge-lijkheden. Iedere 2 jaar wordt een MTO uitgevoerd door een externe partij.